Розширена інструкція для початкового налаштування
Щоб успішно розпочати роботу в CleverBox, виконайте перші 14 кроків з загальних 41. Після завершення цих 14 початкових кроків ви зможете активно працювати в системі, додаючи візити до розкладу та приймаючи оплати від клієнтів.
В інструкції загалом 41 крок, і ми рекомендуємо проходити їх послідовно. Всі вони розроблені на основі багаторічного досвіду налаштування системи для понад 500 клієнтів. Дотримуючись кожного кроку, ви самостійно впораєтеся з налаштуванням і будете впевнені, що нічого не упустили.
Час і кольорове позначення важливості кроків
Для налаштування перших 14 кроків вам знадобиться від 30 хвилин до години. Кожен крок позначений кольором для зручності та розуміння його пріоритетності:
- Червоний
– найбільш критичні кроки, які обов’язково потрібно виконати. - Жовтий
– важливі, але не критичні, можна налаштувати пізніше. - Синій
– налаштовуються за бажанням, не є обов’язковими для початку роботи.
Якщо виникнуть питання або труднощі з налаштуванням, звертайтеся до підтримки CleverBox – ми завжди готові допомогти!
Підтримка
Готові? Давайте починати! 
Крок 1. Додайте всі посади, які є у вашому підприємстві 
Тут можна вказати будь-які ролі: наприклад, "Директор", "Косметолог", "Лікар-дерматолог" і будь-які інші позиції, які є у вашій команді. Це створить індивідуальний довідник саме для вашої організації, який ви можете налаштувати відповідно до своїх потреб.
Щоб створити цей список, просто введіть посади, які плануєте використовувати. Це допоможе чіткіше структуризувати роботу, легко знаходити потрібних спеціалістів і оптимізувати процеси у вашій команді.
Посади спіробітників
Крок 2. Додавання співробітників
На цьому етапі вам потрібно внести до системи всіх співробітників, для яких планується нарахування заробітної плати або які будуть працювати з клієнтами. Це дозволить автоматизувати розрахунки та забезпечить легкий доступ до необхідної інформації для кожного члена команди.
Для кожного співробітника оберіть відповідну роль і рівень доступу. Ми рекомендуємо надавати доступ до системи лише адміністративному персоналу, таким як адміністратори, директори чи менеджери. Це пов’язано з тим, що адміністративний доступ дозволяє працювати з ключовими даними компанії, керувати процесами та переглядати детальні звіти.
Для спеціалістів, які працюють безпосередньо з клієнтами, ми створили окремий мобільний застосунок. Він містить спеціальний набір функцій, необхідних для їхньої роботи, що робить процес зручним і забезпечує доступ лише до потрібних інструментів. Це також сприяє захисту конфіденційної інформації компанії.
Внесення співробітників у систему з правильними ролями та доступами допоможе уникнути зайвих труднощів у подальшій роботі та полегшить управління кадровими процесами.
Додання співробітника
Крок 3. Створення послуг у довіднику послуг
Якщо ви раніше вже надали список послуг у форматі Excel під час підключення, і вони вже імпортовані в систему, вам залишилося лише перевірити правильність внесених даних. Переконайтеся, що всі послуги відображаються коректно, і якщо все добре, переходьте до наступного кроку.
Якщо ж ваші послуги ще не імпортовані, потрібно внести їх до системи вручну. Для цього виконайте кілька простих дій:
.1Створіть категорії – це основні групи, до яких належать ваші послуги. Наприклад, це можуть бути такі категорії, як "Консультації", "Ремонтні послуги" або "Навчання".
.2Додайте напрямки – після створення категорій, задайте напрямки в кожній із них. Це допоможе структуровано розділити послуги за певними темами або типами.
.3Додайте самі послуги – тепер на основі створених категорій і напрямків вносіть послуги по черзі. Заповніть усі необхідні дані, як-от назву, опис, вартість тощо, щоб уся інформація відображалася для клієнтів максимально зрозуміло.
Цей покроковий процес забезпечить, що ваші послуги будуть відображені в системі саме так, як ви цього бажаєте!
Категорії послуг
Напрямки послуг
Звичайна послуга
Крок 4. Налаштуйте послуги для кожного спеціаліста
Цей крок дозволяє точно налаштувати, які послуги доступні для кожного спеціаліста під час запису через КАЛЕНДАР. Ви можете обмежити перелік послуг, що пропонує спеціаліст, щоб уникнути помилкових записів або неузгоджених призначень. Крім того, є можливість індивідуально налаштувати час виконання кожної послуги для конкретного фахівця – це допоможе оптимізувати розклад і врахувати особливості роботи кожного спеціаліста.
Обмеження послуг по спеціалістам
Крок 5. Додайте склади для всіх філій
На цьому етапі потрібно налаштувати склади для кожної філії, щоб забезпечити точний облік та зручне управління запасами.
Рекомендації:
- Якщо ви раніше не працювали зі складським обліком, рекомендуємо почати з одного складу для кожної філії. Це спростить процес і дозволить зосередитися на основних потребах обліку.
- Якщо вам потрібно розділити склади для різних цілей (наприклад, для продажу та окремо для робочих матеріалів), ви можете створити два склади: один для товарів на продаж (наприклад, назва Склад Магазин), а інший для матеріалів чи товарів, які використовуються в роботі (назва Склад Робота).
Завдяки цьому розподілу ви зможете краще відстежувати, де і для чого використовуються запаси.
Склади
Крок 6. Налаштувати ролі та доступи для кожного співробітника
За замовчуванням для власника облікового запису призначається роль Адміністратор системи, не варто її міняти на іншу. Це роль із максимальними правами. Для всіх співробітників видаються інші ролі, наприклад Директор, Адміністратор. У системі за замовчуванням є ці ролі. Якщо ролей недостатньо, можна створити свої ролі з індивідуальними налаштуваннями доступу. Наприклад, бухгалтер, який матиме доступ лише до руху грошей.
Доступ в веб-кабінет
Ролі доступу
Крок 7. Створити рахунки та каси
Рахунки та каси - це фактичні рахунки, на яких відображатиметься залишок грошей після оплати або внесення витрат підприємства. Ви можете створювати необмежену кількість рахунків та кас. Кожен рахунок має ознаку готівкову або безготівкову. Ми рекомендуємо мінімально створювати для кожної філії такі рахунки: Каса, Рахунок у банку, Сейф.
Каси та рахунки
Крок 8. Налаштувати види оплат
Це унікальний функціонал CleverBox: CRM. Подібне ви не зустрічали в інших галузевих CRM, тому треба бути дуже уважними. Види оплат – це способи оплат у вашому підприємстві. Під кожен вид оплати підв'язаний рахунок.
Наприклад, створивши вид оплати Готівка та підв'язавши рахунок Каса, при внесенні грошей через цей вид оплати гроші будуть враховуватися на рахунку Каса, але з видом оплат Готівка.
Це особливо зручно для такого варіанту: У вас у банку відкрито один рахунок. Але є два варіанти оплати, наприклад Термінал та Liqpay. У CleverBox:CRM ви створюєте 2 види оплат, але зв'язуєте з одним рахуноком. Таким чином ви зможете бачити всі транзакції у розрізі видів оплат, але за фактом гроші враховуватимуться на одному рахунку. Також для кожного виду оплати можна налаштувати індивідуальний відсоток автоматичної комісії. Це зручно для безготівкових видів оплати.
Види оплат
Крок 9. Налаштувати статті фінансових операцій
Статті фінансових операцій – це категорії доходів та витрат. Кожна стаття має групу та тип. Група - це батьківський елемент для побудови звітів про доходи та витрати. Наприклад, ви створюєте статтю Доставка води, її варто віднести до групи Операційна витрата для угруповання до звіту. Тип - це витрата чи прихід. Ви можете створювати необмежену кількість статей приходу та витрати. Також у системі є системні статті, які не можна змінити. В CRM вже є шаблони статей, цей крок можна виконати пізніше
Статті доходів та витрат
Крок 10. Налаштування: філії, графік роботи філії
У налаштуваннях філії вноситься інформація, яка буде використана для друку чеків, для модуля онлайн-запису та різних повідомлень клієнтам. Також в налаштуваннях обирається склад для списання при продажу товару в конкретній філії та налаштовуються види оплати, які на даний момент доступні для оплати в цій філії.
Також у налаштуваннях філії необхідно задати шаблон режиму роботи філії. На підставі режиму роботи філії створюється графік роботи для кожного зі співробітників на місяць.
Налаштування філії
Режим роботи філій
Крок 11. Заповнити ГРАФІК РОБОТИ для кожного зі спеціалістів
У графік важливо вносити всіх працівників підприємства. Це потрібно для нарахування зарплати у системі та можливості формувати статистику.
Особливо важно внести спеціалістів. Спеціаліст з'явиться в календарі тільки якщо графік для цього спеціаліста створено.
Графік роботи
Крок 12. Налаштувати статуси візитів та скасування
Статуси візитів потрібні для швидкої ідентифікації завантаження розкладу. На підставі статусів візитів рахується статистика та звітність, що допомагає відстежувати проблемні етапи обслуговування клієнтів. За замовчуванням є базові статуси (Новий, Підтверджено, Прийшов, Завершено, Відміна)
Статуси візитів
Крок 13. Внести залишки грошей на рахунки
Рахунки, вони ж каси – це рахунок накопичення грошей у вашій компанії внаслідок діяльності. Гроші на рахунок зараховуються внаслідок фінансових операцій.
Щоб фінансовий облік був точним, внесіть на рахунки залишки грошей, з якими ви починаєте роботу в системі.
Після виконання початкових 13 кроків можна розпочинати вносити візити до календаря, приймати оплату за візитами від клієнтів та закривати візити.
Передайте адміністраторам ці інструкції для навчання та ознайомлення:
Відео-інструкції для адміністратора
Після вивчення цих інструкцій необхідно внести візити до календаря.
У разі виникнення додаткових питань або труднощів із налаштуваннями звертайтеся в підтримку компанії CleverBox:CRM у Вайбер або Telegram
Ідемо далі? 29 пунктів для зльоту вашого бізнесу над конкурентами
Крок 14. Перевірити загальні налаштування
Основні налаштування необхідні для коректної роботи базових модулів системи. Ознайомтеся з параметрами установок та активуйте функції, які плануєте використовувати. За-замовчуванням основні необхідні параметри встановлені.
Загальні налаштування
Крок 15. Налаштувати категорії цін для співробітників
У CleverBox:CRM є можливість створювати як однакові ціни на послуги для всіх спеціалістів, так і різні ціни. Цей крок потрібно робити тільки якщо у вас для різних спеціалістів різні ціни на послуги. Якщо ціни однакові - пропустіть.
Ціни послуг по категоріям спеціалістів
Крок 16. Підключити SMS
Якщо ви плануєте використовувати нагадування про візити, онлайн запис, та інші повідомлення клієнтам у вигляді SMS, необхідно налаштувати інтеграцію з одним із SMS шлюзів, через який йтиме відправка sms.
Підключення SMS
Крок 17. Налаштувати нагадування про візит
Нагадуваннь може бути не обмежено. Можна налаштувати одне нагадування за 24 години, друге за 2 години, третє за 15 хвилин. Все залежить від ваших цілей. Нагадування почнуть працювати лише за тими візитами, створеними після налаштування цього модуля.
Також можна активувати нагадування із підтвердженням. Клієнту надсилатиметься запит на підтвердження візиту, в якому клієнт вибере сам варіант Підтвердити або Скасувати візит
Нагадування про повторний візит
Крок 18. Налаштувати знижки для товарів та послуг
Регулярні знижки можна налаштувати для певних груп клієнтів за часом роботи на певні послуги.
Персональні знижки - це знижка, яка налаштовується для конкретного клієнта, вона може застосовуватися автоматично або вибиратися адміністратором з доступних для клієнта знижок у момент оплати візиту. Завдяки контролю за знижками їх не можна використовувати довільно. Це один із методів захисту від махінацій
Знижки
Крок 19. Налаштувати модуль Бронювання часу (передплата)
Це унікальний функціонал, аналогів якому немає в інших CRM. Система дозволить повністю автоматизувати процес прийому передоплати за запланованими візитами.
Передплата
Крок 20. Налаштувати групи клієнтів
Кожен клієнт може бути відзначений необмежену кількість груп. Групи дозволяють сегментувати клієнтів за унікальними ознаками. Також групи бувають автоматичні та ручні. Автоматичні групи працюють за правилами, ручні необхідні для позначок за особливими ознаками клієнтів. Наприклад, Іноземці, Конфліктні, Зірка тощо.
Групи клієнтів
Крок 21. Налаштувати статуси клієнтів
Статуси залежать від кількості візитів клієнта та періодичності відвідувань. За промовчанням статуси налаштовані. Не рекомендуємо їх змінювати, якщо до кінця не розібралися зі схемою їхньої роботи. Основні правила роботи статусів:
може бути тільки 1 статус у клієнта параметри не повинні перетинатися між собою всередині статусів не повинно бути пропущених параметрів (клієнт може бути без статусу)
Статуси клієнтів
Крок 22. Налаштувати оклади
Оклад - це довідник умов нарахування зарплати співробітнику чи групі співробітників. У системі може бути необмежену кількість окладів. Можна створити персональний оклад для кожного працівника або оклад для групи працівників, якщо вони мають однакові умови зарплати.
Оклади
Крок 23. Налаштувати сертифікати та абонементи для продажу
Сертифікат – це віртуальний рахунок із певною кількістю грошей. При оплаті сертифікатом із нього списуватиметься сума до повного погашення сертифікату. Сертифікат може мати будь-який номінал і будь-яку ціну продажу. Наприклад, ви можете продавати сертифікат, на якому буде 1000$ за 500$. Також ви можете налаштувати, чи зможе розрахуватися сертифікатом тільки покупець сертифіката або будь-яка інша особа.
Абонемент – це віртуальний рахунок, на якому є певні послуги. Його користь у тому, що навіть якщо ціна на послуги змінилася, клієнт, який купив абонемент, завжди отримає послуги, що входять до цього абонементу незалежно від нової ціни на послугу. До абонементу може входити будь-яка кількість послуг, при цьому ви можете створювати будь-яку ціну абонементу для продажу. Наприклад, можна створити абонемент на 5 відвідувань спеціаліста за 1$
Gift card та пакети послуг
Крок 24. Додати всіх постачальників
Постачальники, це контрагенти у яких ми щось закуповуємо. По кожному постачальнику можна відстежити всі поставки та всі платежі на постачальника.
Постачальники
Крок 25. Заповнити довідник товари. Зробити надходження залишків товару
Створення товару
Створення складового товару
Якщо необхідно поставити на облік існуючі залишки товарів із збереженням собівартості, це можна зробити таким чином: — створити технічного постачальника (наприклад, Введення залишків) — зробити документ прихід з коректною ціною закупівлі та фактичними залишками
Постачання товару
Інвентаризація
Крок 26. Створити техкарти та підключити до послуг
Техкарти дозволяють налаштувати автоматичне списання витратних матеріалів під час візитів. У базовому режимі роботи техкарти списання відбуватиметься зі складу, зазначеного у картці співробітника. Тому у картці співробітника потрібно обов'язково перевірити коректність складів.
Техкарти
Крок 27. Підключити інтеграцію з IP телефонією
Дозволить зберігати історію дзвінків у картці клієнта, а також при вхідному дзвінку на екрані адміністратора відображатиметься інформація про те, хто дзвонить, з можливістю перейти відразу в картку клієнта.
IP телефонія
Крок 28. Підключити Viber, Telegram та налаштувати віджет
Після налаштування даного модуля ви зможете приймати всі повідомлення від клієнтів безпосередньо в CRM у блоці чат. Кожен чат зберігатиметься у картці клієнта. Також зручний віджет дозволить вашим клієнтам вибрати зручний вид зв'язку з вами. Крім цього, ви можете налаштувати чат бот з автоматичними функціями, які дозволять клієнту отримувати інформацію без адміністратора в автоматичному режимі.
Підключення Viber бота
Підключення Telegram бота
Підключення Instagram
Чати
Крок 29. Налаштувати звернення
Унікальний функціонал CleverBox: CRM. Автоматично фіксуються всі звернення через чати, IP телефонію та онлайн запис. Показує детальну статистику каналів звернень та результативності таких звернень.
Звернення
Крок 30. Підключити та налаштувати ЗАСТОСУНОК ДЛЯ СПЕЦІАЛІСТІВ
Кожен спеціаліст матиме можливість бачити свій розклад, бачити статистику продажів товарів та послуг (опціонально), бачити нараховану зарплату за поточний місяць (опціонально), додавати витратні матеріали для списання (опціонально), додавати товари для продажу у візит (опціонально), додавати фото до та після візиту, додавати коментарі до візиту, вести медкарту по клієнту
Застосунок для спеціалістів
Крок 31. Налаштувати модуль Відгуки
За допомогою цього модуля ви зможете збирати зворотний зв'язок від клієнтів в автоматичному режимі. В даному модулі можна налаштувати свої питання, свій вид сторінки для анкетування. Всі відгуки приходять в CRM в закритий розділ, без подальшої публікації будь-де.
Повідомлення про відгук
Крок 32. Налаштувати онлайн запис
Цей модуль дозволить надати клієнтам записуватися самостійно у будь-який час. У модулі є кілька режимів роботи, які дозволять його налаштувати максимально за потребами бізнесу. Також можна налаштувати онлайн запис із передоплатою.
Онлайн запис
Веб-віджет
Крок 33. Налаштувати вітання клієнтів з Днем Народження
Цей модуль автоматично надішле повідомлення клієнту з вітанням до Дня Народження.
Вітання клієнтів з Днем Народження
Крок 34. Налаштувати модуль бонуси
Система лояльності завдяки якій клієнти зможуть накопичувати бонуси та розплачуватись ними за послуги вашого салону або клініки. Допомагає збільшити середній чек та показники повертаності.
Бонусна програма
Крок 35. Налаштувати модуль ресурси
Ресурси дають можливість записатися послугу лише за наявності вільних ресурсів на її надання. Приклади ресурсів: кабінети, масажні столи, технічні пристрої (фени та ін.)
Ресурси
Крок 36. Налаштувати модуль фото ДО та ПІСЛЯ
Ця функція дозволяє вашим спеціалістам за кілька секунд бачити всю історію трансформацій клієнта незалежно від того, у якого спеціаліста він обслуговувався раніше. В картці клієнта завжди буде інформація та ФОТО клієнта по кожному візиту
Фото до/після
Крок 37. Налаштувати модуль Підтвердження запису
Повідомлення для клієнта після створення візиту. Дозволяє додатково повідомити клієнта день, час візиту та перелік послуг, щоб уникнути непорозуміння.
Сповіщення про створення візиту
Крок 38. Налаштувати модуль Кредитний ліміт
Модуль кредитного ліміту дозволяє налаштувати можливість здійснювати розрахунок деяких клієнтів у мінус.
Кредитний ліміт
Крок 39. Налаштувати модуль ПРРО Чекбокс
Сервіс Checkbox – це програмний РРО. Інтеграція даного сервісу з CleverBox: CRM дозволяє фіскалізувати чеки у системі CleverBox: CRM, не переходячи в інші послуги.
пРРО CheckBox
Крок 40. Налаштувати медкарти
Крок 40. Налаштувати медкарти
Медкарти