Статуси візитів

Статуси візитів

Статуси візитів допомагають контролювати, на якому етапі знаходиться кожен запис клієнта: нове бронювання, підтвердження, виконання, завершення або скасування.
Статуси відображаються у візитах та календарі й використовуються для коректного формування аналітики. Тому важливо своєчасно змінювати статус відповідно до фактичного стану візиту.

ОСНОВНІ ПРАВИЛА Backhand Index Pointing Down

Правило
Опис
⏱ Змінюйте статус своєчасно
Переводьте візит у відповідний статус одразу після зміни етапу роботи.
Chequered Flag Завершуйте успішні візити
Візит, який відбувся, повинен бути переведений у статус із групи «Виконаний».
Cross Mark Фіксуйте скасування
Якщо візит не відбувся, використовуйте відповідний статус із групи «Відмінений».
Bar Chart Враховуйте аналітику
Статуси використовуються системою при формуванні частини показників та звітів.


ГРУПИ СТАТУСІВ

Усі статуси в CleverBox:CRM розподілені між 5 системними групами.
Нові групи створювати не можна, але ви можете створювати власні статуси всередині них.
Група
Призначення
New Button Новий
Нові та попередні бронювання
Check Mark Button Підтверджено
Записи, прихід на які вже підтверджено
Hourglass Not Done Виконується
Візити, які зараз виконуються
Chequered Flag Виконаний
Візити, які успішно завершилися
Cross Mark Відмінений
Скасовані візити та записи, які не відбулися
Важливо: не видаляйте базовий статус «Попереднє бронювання» у групі «Новий» — він використовується системою для створення записів.
Перед видаленням іншого статусу переконайтеся, що він більше не використовується у візитах.


ЯК СТВОРИТИ СТАТУС ВІЗИТУ Backhand Index Pointing Down

Right Arrow Перейдіть:
Календар ➝ Налаштування ➝ блок Адміністративні ➝ Статуси візитів
Right Arrow Знайдіть потрібну групу статусів.
Right Arrow Натисніть кнопку «+» біля назви групи.
Right Arrow Налаштуйте новий статус:
Поле / налаштування
Опис
Назва
Назва статусу, яку бачитимуть співробітники
Колір фону
Колір статусу для його візуального виділення
Колір шрифту і рамки
Колір тексту та рамки
Показувати кнопку «Оплатити»
Дозволяє проводити оплату візиту, коли він знаходиться в цьому статусі
Показувати кнопку «Передоплата»
Дозволяє приймати передоплату за візит у цьому статусі
Показувати кнопку «Штраф клієнту»
Дозволяє нарахувати клієнту штраф у цьому статусі
Light Bulb Обирайте контрастні кольори фону та тексту, щоб статуси було легко розрізняти в календарі.
Right Arrow Натисніть Зберегти.

Керування статусами

Кнопка
Що робить
Pencil Редагувати
Змінити назву, кольори та доступні функції
👁 Видимість
Увімкнути або вимкнути відображення статусу
🗑 Видалити
Видалити статус
У верхній частині розділу також доступні вкладки Активні та Архів.


МАТРИЦЯ СТАТУСІВ Backhand Index Pointing Down

Після створення статусів потрібно налаштувати Матрицю статусів.
Матриця визначає, в які статуси дозволено переводити візит із кожного конкретного статусу.
Наприклад, ви можете дозволити зі статусу «Попереднє бронювання» перейти в:
  • Передоплата;
  • Бронювання підтверджено;
  • Оплата отримана;
  • Клієнт прийшов;
  • Візит завершено;
  • Відміна клієнтом;
  • Не прийшов;
  • Перенесення тощо.
А переходи, які не повинні бути доступні адміністратору, можна вимкнути.

Як відкрити матрицю

Right Arrow Перейдіть:
Календар ➝ Налаштування ➝ блок Адміністративні ➝ Матриця статусів
На сторінці відображається окремий блок для кожного статусу візиту.

Як читати матрицю

Елемент
Що означає
Назва блоку
Поточний статус візиту
Статуси всередині блоку
Статуси, в які потенційно можна перевести візит із поточного статусу
Green Circle Увімкнений перемикач
Перехід у цей статус дозволений
White Circle Вимкнений перемикач
Перехід у цей статус заборонений
Дозволено переходів: X from Y
Показує, скільки переходів дозволено для цього статусу
Тобто кожен блок — це окреме правило для поточного статусу.
Наприклад, якщо відкритий блок «Попереднє бронювання», усі перемикачі всередині нього визначають, куди можна перейти саме з «Попереднього бронювання».


ЯК НАЛАШТУВАТИ ПЕРЕХОДИ Backhand Index Pointing Down

Right Arrow Знайдіть статус, для якого потрібно налаштувати переходи.
Right Arrow Натисніть на блок статусу, щоб розгорнути його.
Right Arrow Увімкніть перемикачі біля статусів, у які дозволено переводити візит.
Right Arrow Вимкніть перемикачі біля статусів, у які перехід потрібно заборонити.
Для швидкого налаштування доступні:
Кнопка
Дія
✓ Вибрати всі
Дозволити всі доступні переходи з цього статусу
× Скасувати всі
Заборонити всі переходи з цього статусу
Magnifying Glass Tilted Left Пошук статусу
Швидко знайти потрібний статус у матриці
Right Arrow Аналогічно налаштуйте переходи для інших статусів.
Right Arrow Після завершення натисніть Зберегти у верхній частині сторінки.

Приклад

Якщо для «Попереднього бронювання»:
Green Circle «Бронювання підтверджено» — увімкненоGreen Circle «Передоплата» — увімкненоGreen Circle «Відміна клієнтом» — увімкненоWhite Circle «Провал» — вимкнено
то при роботі з візитом система дозволить перевести його в перші три статуси, а «Провал» серед доступних переходів не буде.
Light Bulb Після створення нового статусу обов'язково перевірте Матрицю статусів. Налаштуйте не лише те, з яких статусів можна перейти в новий, а й те, куди можна переходити вже з нового статусу.